Comment gérer les factures d’avoir en Affacturage?

Pourquoi les factures d’avoir ont une grand impact en affacturage ?

Trop d’avoirs = Financement sous-optimisé

Lorsque vous cédez vos factures à une société d’affacturage, vous recevez en contrepartie une avance de trésorerie qui correspond à un certain pourcentage de la valeur nominale de la facture. Ce « taux d’avance » se situe en moyenne entre 80 et 90% de la valeur des factures cédées, tout en pouvant parfois atteindre 95 à 97% pour les meilleurs dossiers.

Ce pourcentage, gardé par le factor dans un ou plusieurs comptes de réserves, est calculé de manière à couvrir les risques, pour le factor, de ne pas recevoir l’intégralité du montant des factures à leur échéance.

Par exemple : si, en moyenne, le montant d’avoirs comptable est égal à 5% du chiffre d’affaire facturé sur une période, le factor appliquera une réserve sur le financement d’au moins 8 à 10%. Cette réserve est ainsi appelée fonds de garantie (et compte de garantie)

Le sacro-saint Fonds de Garantie

Pour estimer le taux d’avoir de votre entreprise et ainsi déterminer le pourcentage de fonds de garantie à appliquer, les sociétés d’affacturage vont regarder 2 choses :

• Les montants provisionnés comptablement au titre des remises, rabais et ristournes, correspondant aux avoirs contractuels
• A partir d’un journal des ventes historique sur 12 mois glissants : en faisant le ratio montant d’avoirs / montants facturés pour tenter d’isoler les avoirs non contractuels

Le fonds de garantie est donc corrélé positivement avec les volumes d’avoirs, avec un impact direct sur votre trésorerie dans le cadre de votre contrat d’affacturage.

Les impacts sur le prix du contrat

Autre inconvénient d’un montant d’avoirs trop important : la commission d’affacturage sera surestimée. En effet, elle s’applique à l’ensemble des factures et avoirs transmis au factor à chaque cession. Vous payez ainsi un peu plus cher votre contrat, tout en ayant moins de financement. Il est donc important de ne pas négliger ce point et mettre les moyens adéquats pour limiter le risque de litige avec vos clients.

Quelles sont les bonnes pratiques en termes d’avoirs commerciaux ?

Mettre en place une politique de Credit Management

Le Credit Management ne débute pas au moment où un impayé survient ! Tous les services de l’entreprise doivent être conscients de leur rôle dans la transformation du chiffre d’affaires en cash. L’ensemble de la chaîne Order to Cash peut en effet être source de dysfonctionnements qui peuvent entraîner des litiges commerciaux plus tard.

Bien comptabiliser un avoir

La plupart des logiciels comptables permettent d’affiner l’enregistrement d’une pièce comptable en fonction du type d’événement à laquelle elle correspond. Mettez en place un système de mapping comptable pour être capable de classer chaque avoir en fonction de son type :

• Avoir contractuel pour paiement anticipé
• Avoir contractuel lié aux volumes d’achats
• Avoir non-contractuel pour erreur de facturation
• Avoir non-contractuel pour retour de marchandise
• Etc.

Vous instaurez ainsi une piste d’audit qui servira de référence au management pour sensibiliser les autres services (commercial, logistique, finance) et ainsi accélérer la résolution des litiges avec vos clients.

Bien préparer sa cession au factor

Avant votre cession au factor, faites le point avec les différents services comptables pour « nettoyer » votre encours de factures. En effet, chaque facture cédée et financée se voit appliquer une commission d’affacturage. Si vous avez identifié une erreur de facturation (car un client vous a fait une réclamation par exemple), procédez à la modification de la facture avant la cession au factor. Cela évitera de créer d’éventuels écarts dans vos livres et ceux du factor, surtout si la modification porte sur le prix ou la date d’échéance. Et surtout, vous éviterez de payer une double commission d’affacturage sur ces factures !