Qu’est ce qu’un Audit Factor ?
Dans le cadre d’un contrat d’affacturage, un factor peut exiger qu’un audit du poste client soit effectué. Cet audit n’est pas systématique mais est requis dans la cadre de la mise en place d’un contrat d’affacturage non géré (lien vers definition), lorsque le factor qui achète les factures donne un mandat de gestion et de recouvrement du poste client à l’entreprise cédante.
Pourquoi un audit du poste client est parfois requis dans un contrat d’affacturage ?
Lorsqu’un factor achète des factures mais ne s’occupe ni des encaissements, ni du recouvrement, il s’appuie sur les procédures auditées de l’entreprise pour remplir ces missions à sa place. C’est une facilité de gestion accordée par le factor aux entreprises d’une certaine taille, qui assure une certaine souplesse dans la gestion du contrat d’affacturage.
Il est en effet la plupart du temps préférable de laisser à l’entreprise elle-même le soin de s’occuper des lettrages comptables, des relances clients, de la résolution des litiges, etc. Cependant, le factor étant propriétaire de la créance (la facture), il doit obtenir certaines garanties pour accorder ce mandat de gestion.
De plus, c’est aussi l’occasion pour l’entreprise d’obtenir une vision externe de ses procédures de gestion du poste client, car l’audit va mettre en lumière les points forts mais aussi les faiblesses ou axes d’amélioration de la politique de crédit management de l’entreprise qui cède ses factures.
C’est au final l’une des vertus de l’affacturage : au-delà du financement obtenu, il permet la mise en place de bonnes pratiques au sein de différents services de l’entreprise, comme par exemple :
- Suivi accru et plus systématique des retards de paiements clients
- Qualification plus précise de sa base client (nom, SIREN, adresses, contacts), nécessaire pour les relances en cas d’impayé
- Résolution des litiges commerciaux : plus le nombre et le montant des litiges est important, moins le fonctionnement du contrat d’affacturage sera optimal, car le factor gardera en réserve un montant plus important lié au risque de dilution
Qu’est ce qu’un Audit de démarrage ?
L’audit de démarrage couvre un pan plus large de l’activité de l’entreprise, car il couvre toute la chaine de valeur du cycle client, de l’entrée en relation avec un client à l’encaissement des factures
Vente et contrat : quels sont les biens vendus ou les prestations effectuées ? Quelle est la procédure pour rentrer en relation avec un client (montant maximum de crédit autorisé avec ce client, clauses contractuelles, CGV, etc.).
Par exemple, si aucun filtre n’est mis en place pour identifier dès l’entrée en relation, qu’un client n’est pas solvable, le risque d’impayé est plus important et ce sera un point négatif remonté par l’auditeur.
De plus, l’auditeur va analyser l’administration et la centralisation des données clients et des contrats, les procédures et outils en place pour minimiser les erreurs humaines lors du traitement et l’envoi des commandes aux clients, bref tout ce qui peux aider à réduire le risque opérationnel et le risque d’erreur pouvant causes des litiges commerciaux plus tard.
Facturation : Le point le plus important de l’audit du poste client : quel est le fait générateur de la facturation client (quand intervient le transfert de propriété, quand le service est-il réalisé ?, etc.).
En effet, une facturation trop en avance lorsque la prestation n’a pas été réalisée ou le bien livré augmente les risques de litiges, voire peut remettre en cause l’existence même de la facture.
Autres sujets audités en rapport avec la facturation : comment est envoyée la facture (papier ou digital)? Comment sont gérés les avoirs (viennent-ils en réduction d’une facture future ou bien y-a-t-il un remboursement au client ?).
Relance et recouvrement : l’audit se concentre ici autour de 3 thèmes :
Combien de personnes sont dédiées à la relance et au recouvrement des factures
Quels outils sont utilisés (logiciels interne ou externe)
Quels indicateurs sont suivis et à quelle fréquence ? (balance âgée, DSO, suivi quotidien, mensuel, trimestriel ?)
Encaissements et lettrage comptable : les moyens de paiements et la comptabilisation des encaissements sont deux sources de problèmes importants lors d’un audit du poste client. Plus l’identification des encaissements et le regroupement avec les factures en comptabilité est automatisé, plus le suivi des impayés sera fiable et ciblé sur les retards de paiement « réels ».
Une facturation trop en avance, lorsque la prestation n’a pas été réalisée, augmente les risques de litiges et peut remettre en cause l’existence même de la facture.
Qu’est ce qu’un Audit Récurrent ?
Après l’audit réalisé lors de la mise en place d’un contrat d’affacturage, le factor procèdera également à des audits annuels du poste client pour prendre du recul sur l’année écoulée et contrôler plus en détail les factures qui lui ont été cédées.
L’auditeur va donc plutôt se concentrer sur l’analyse des litiges passés, comment ils ont été résolus, demander des justificatifs additionnels pour contrôler que les factures enregistrées en comptabilité ont vraiment existé, etc.
Cet audit est plus léger qu’un audit initial mais ne dois pas être négligé par l’entreprise car il peut donner lieu à des recommandations pour ajuster des clauses contractuelles au contrat d’affacturage, comme par exemple augmenter les réserves sur le financement, exclure certains clients ou type de factures du périmètre d’affacturage, etc…
En combien de temps l’Audit d’un Factor est effectué ?
Un audit initial du poste client se déroule en 2 phases :
- Une phase de collecte de données comptables (balances âgées, journaux de ventes, liasses fiscales, etc.), qui peut prendre quelques jours ou quelques semaines en fonction de la capacité de l’entreprise à extraire des données fiables et exhaustives de sa comptabilité
- Une phase d’échange et de discussion avec l’entreprise, en général 2 jours sur site avec l’auditeur et les services comptables et financiers
Les audits récurrents annuels effectués par le factor sont en général effectués sur 1 journée sur place seulement, complétée d’échanges en amont du rendez-vous physique.
Combien coûte un audit du poste client par un factor ?
L’audit initial est en général inclus dans les frais de dossiers facturés par le factor. Les frais d’audit annuels sont ensuite facturés en moyenne 2,000€ par entité auditée.
Si vous souhaitez être assisté pour la préparation d’un audit du poste client, ou la mise en place des préconisation suite à l’audit, les équipes de QuelFactor sont là pour vous accompagner et ainsi optimiser le fonctionnement de votre contrat d’affacturage sur le long terme.
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