Définition d’une Balance âgée

Une balance est dite « âgée » lorsque les factures sont reportées de manière à mettre en évidence les encours non échus et échus, en général triés par importance de retards (0 à 30 jours de retard, 31 à 60 jours, etc…).

A quoi sert une balance âgée ?

L’encours de balance client reflète l’état des créances dues à l’entreprise à une date donnée. Faire le tri entre les factures dont l’échéance n’est pas encore passée, et les factures en retard de paiement permet de préparer les actions de recouvrement à mener auprès de ses clients.

Les factures sont donc en général réparties en fonction de leur date d’échéance par période de 30 jours, ce qui permet d’effectuer un suivi mensuel efficace.

De la même façon, une balance âgée « fournisseurs » permet de suivre efficacement les factures arrivant à échéance et qu’il faudra régler, et ainsi éviter de les payer trop en retard (au risque de dégrader sa relation fournisseur) ou trop en avance (ce qui dégrade a contrario la trésorerie de l’entreprise).

Attention au lettrage comptable des factures

Une balance âgée reflète l’état du risque d’impayé qu’une entreprise supporte vis-à-vis de ses clients. Mais cette vision dépend grandement de la donnée comptable sous-jacente. Pour être optimale, une balance âgée doit être établie après avoir enregistré les opérations comptables courantes, à savoir :

• Le plus proche possible après l’envoi des factures aux clients (quand la facturation n’est pas faite quotidiennement mais par batchs hebdomadaires ou mensuels par exemple)
• Après avoir enregistré comptablement les règlements clients et effectué un lettrage des comptes le plus complet possible… En effet les règlements non affectés à une facture viennent fausser la vision de la balance âgée et potentiellement les actions de recouvrement qui suivront…

En d’autres termes, la balance âgée est l’outil clé du credit manager et du trésorier dans leur gestion quotidienne, mais doit être maniée avec précaution pour refléter correctement la situation de l’entreprise.