Définition d’une Facture à établir / FAE

Correspond à une situation où une prestation a été réalisée mais la facture finale ne peut pas encore être émise, une Facture à établir, ou «FAE», est enregistrée en comptabilité en attendant l’émission de la facture finale.

L’émission d’une facture répond à des évènements très normés et récurrents : il existe, dans toute relation commerciale, un fait générateur qui va « déclencher » la facturation. Par exemple, lorsqu’un bien est livré à un client, une facture définitive doit être émise immédiatement ou au plus tard dans les 15 jours suivant cette livraison. Ce fait générateur est discuté et contractualisé avec vos clients dans vos conditions générales de ventes ou dans un contrat spécifique.

Cependant, il existe des cas où le fait générateur de la facturation intervient trop tôt pour que la facturation soit établie. Par exemple, dans des secteurs où les prix de vente dépendent des fluctuations du marché des matières premières, le prix d’un bien peut être défini comme une moyenne de la cotation de cette matière première sur une période en cours. 

Dans ce cas, la comptabilisation de la vente se fait au travers d’un enregistrement en « 4181 – Facture à établir » pour matérialiser le fait qu’un décalage existe entre fait générateur et facturation. Et la TVA (pour une entreprise assujettie à la TVA sur les débits) devient exigible !

En affacturage, il est possible d’inclure l’encours de FAE dans la ou les factures qui seront financées par la société d’affacturage. En effet, le risque est limité pour le factor car le bien (ou le service) a été livré, il y a donc moins de risque d’impayé pour le factor.

La société d’affacturage sera néanmoins très à cheval sur les procédures en vigueur qui définisse les moments où la facture à établir est transformée en facture définitive :

• Est-ce que le numéro de la FAE est identique ou suit une suite logique pour l’établissement de la facture finale ?
• Quel est le délai moyen entre les enregistrements comptables en FAE et en factures finales ?
• L’encours de FAE correspond il bien à un évènement métier empêchant la facturation ? ou bien ne sont-elles que le reflet d’une mauvaise gestion de la facturation dans l’entreprise ?